Privacy & disclaimer

PRIVACY REGLEMENT GILDE EMMEN 

i.v.m.  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Inleiding Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. In deze verordening en de Europese privacywetgeving zijn regels vastgelegd voor het registreren en gebruiken van persoonsgegevens door overheidsinstellingen, particuliere organisaties en bedrijven. De wet geeft aan wat de rechten zijn van iemand over wie gegevens in een bestand zijn vastgelegd en wat de plichten zijn van de instanties of bedrijven die zo'n bestand voeren:
- In de wet staat dat persoonsgegevens alleen voor een van tevoren bepaald doel kunnen worden vastgelegd. Deze gegevens mogen alleen in handen komen van de instanties en personen voor wie ze bedoeld zijn. De wet geeft de geregistreerde het recht de gegevens die over hem/haar zijn  vastgelegd  in te zien, een goed leesbare kopie van de persoonsgegevens te ontvangen of de gegevens te laten corrigeren of verwijderen. De geregistreerde kan de organisatie ook vragen aan wie die gegevens zijn verstrekt.-

Doel van de persoonsregistratie

Gilde Emmen koppelt mensen die hun kennis en ervaring belangeloos ter beschikking willen stellen aan personen die daarvan gebruik willen maken. Om goed te kunnen koppelen is inzicht in kwaliteiten, wensen, voorwaarden en omstandigheden van de vrijwilligers en de klanten vereist. De gegevens die vrijwilligers verstrekken zijn alleen beschikbaar voor intern gebruik. De gegevens die de klanten verstrekken worden alleen gedeeld met de vrijwilliger teneinde een koppeling tot stand te kunnen brengen.

Van de klant: - naam, leeftijd en contactgegevens (adres, mailadres en telefoon) - opleiding, beroep, hobby, kwaliteiten - wensen, voorwaarden, beschikbaarheid, eventuele omstandigheden van belang voor de koppeling - afhankelijk van de aard van de dienstverlening (het programma waaraan de klant meedoet) en de afspraken met betrokken instanties wordt de persoonlijke situatie van de persoon en de culturele achtergrond geregistreerd. 


Hoe komt Gilde Emmen aan de gegevens en wanneer worden de gegevens verwijderd? De gegevens worden verstrekt door de vrijwilligers en de klanten tijdens een persoonlijk gesprek op kantoor. Na het invullen van de gegevens op papier moet men deze ondertekenen. Op het formulier wordt vermeld dat de gegevens worden opgeslagen in een database. Online kunnen mensen een verzoek indienen tot contact. Hier wordt gevraagd naar naam, telefoonnummer en e-mailadres. Deze mail wordt na het eerste contact meteen verwijderd. Gegevens worden op verzoek, na afloop traject, bij vertrek of overlijden of op initiatief van Gilde Emmen, verwijderd. 

Bescherming persoonsgegevens

Persoonlijke gegevens worden nooit zonder toestemming van de geregistreerde ter beschikking gesteld aan personen of instanties buiten Gilde Emmen. Degenen die toegang moeten hebben tot de database om hun werk uit te kunnen oefenen, hebben een uniek  wachtwoord  ontvangen. Deze geeft alleen toegang tot gegevens op projectniveau/werkgroep. 
                                                                            

Rechten                                                                                                                                                                        

Geregistreerden kunnen bij Gilde Emmen (zonder kosten) verzoeken om kennisneming en verbetering (met inbegrip van verwijdering) van de over hen opgenomen gegevens. 

Bewaren, beveiligen van en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Gilde Emmen draagt zorg voor een zo goed mogelijke beveiliging van de gegevens: 

• -zorgvuldigheid medewerkers (verwerkers) bij het werken met de gegevens.
• -het goed opbergen van de gegevens als er niet mee gewerkt wordt.
• -het beveiligen van het informatiesysteem en het mailprogramma met een wachtwoord.
• -het vooraf informeren van nieuwe klanten, vrijwilligers en  medewerkers over welke persoonsgegevens worden geregistreerd, over de privacyregels zelf en de manier waarop omgegaan dient te worden met persoonsgegevens in lijn met de uitoefening van taken.
• -na uitschrijving/verwijdering worden gegevens maximaal een jaar bewaard en daarna verwijderd.
• -gegevens kunnen langer geanonimiseerd worden bewaard voor historische en statistische doeleinden.

Verantwoordelijkheid

De voorzitter van het bestuur functioneert als toezichthouder op de naleving van de AVG, is algeheel verantwoordelijk en rapporteert jaarlijks aan het gehele bestuur. In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek zal de verwerker de toezichthouder direct dan wel binnen 24 uur na het plaatsvinden van het lek, daarover informeren. Verwerker garandeert dat de daarvoor verstrekte informatie volledig, correct en accuraat is. De meldplicht geldt ongeacht de impact van het lek.

Emmen, mei 2018